Oggi parliamo di produttività e della tecnica del Pomodoro. Perchè questa tecnica?
Perchè è uno strumento utile per ottimizzare il tuo lavoro, per non essere dispersivo. Se poi lavori anche con e sui social sai bene che se ci vai per cercare ispirazione per i tuoi contenuti, per socializzare con potenziali clienti, spesso va a finire che dai 10 minuti che avevi previsto, diventano mezzore se non di più, ma spesso è tempo in cui non hai concluso nulla di concreto.
Quando hai molte cose da fare, le perdite di tempo generano molte frustrazioni, per questo motivo la tecnica del Pomodoro potrebbe essere il metodo che fa per te.
E colgo l'occasione per lasciarti anche il link al podcast se invece di leggere l'articolo preferisci ascoltarlo.
Innanzitutto perchè si chiama la tecnica del Pomodoro? Perchè il suo inventore, Francesco Cirillo ha pensato bene di usare un timer da cucina a forma di Pomodoro per organizzare il suo lavoro, per essere più produttivo, concentrato, mirato, e meno stressato.
Di cosa parliamo in questo articolo:
1. Come funziona la tecnica del pomodoro
2. Il metodo del pomodoro in pratica
3. Domande e risposte sulla tecnica del pomodoro
4. Perchè la tecnica funziona e i benefici nel quotidiano
5. Come organizzare i 5 minuti di pausa
6. Quando usare la tecnica del pomodoro
7. Quando evitare questo metodo
8. Gli strumenti per la tecnica del Pomodoro
1. Come funziona la tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro è molto semplice: l'orario di lavoro viene suddiviso in sezioni di 25 minuti, i "Pomodori", passati i 25 minuti, ti prendi 5 minuti di pausa. Dopo 4 sezioni, un set di quattro Pomodori conclusi (con relative pause) hai diritto ad una pausa più lunga.
2. Il metodo del pomodoro in pratica
Come dicevamo la tecnica è molto semplice, in pratica a inizio giornata dedica del tempo a fare una lista dei compiti che dovrai svolgere durante la giornata e suddividili in diverse sezioni da 25 minuti.
Il metodo originale è composto da questi sei passaggi:
Decidi l'attività da svolgere per i prossimi 25 minuti.
Imposta il Pomodoro (carica il timer).
Si lavora sull'attività scelta.
Il lavoro termina quando suona il timer e viene messo un segno di spunta sul tuo elenco.
Tra un attività completata e l'altra, si fa una breve pausa (dai 3 ai 5 minuti) e poi si torna al punto 2.
Dopo quattro "pomodori", è prevista una pausa più lunga (dai 15 ai 30 minuti), dopodiché si azzera il conteggio del segno di spunta, e si riparte dal punto 1.
Questo metodo non solo ti eviterà perdite di tempo, ma ti aiuta a rimanere concentrato anche su tematiche complesse.
Studi dimostrano che pause regolari prevengono il burnout e favoriscono l'assimilazione di concetti.
Gli esperti della gestione del tempo ne parlano con entusiasmo, perchè permette anche di porre fine alla procrastinazione e di essere più produttivi.
L'obiettivo di questa tecnica è limitare le interruzioni, per restare concentrati su quello che si sta facendo, l'ideale sarebbe disattivare le notifiche dei social, email e whatsapp.
3. Domande e risposta sulla tecnica del pomodoro
Se mi interrompono durante i 25 minuti?
Nel metodo originale il pomodoro non è divisibile. Se si viene interrotti durante un pomodoro, l'attività in corso deve essere registrata e posticipata, o abbandonata: per questo è meglio disattivare le notifiche o tenere le possibili distrazioni lontane da te.
Se finisco prima dei 25 minuti?
Il tempo rimanente può essere dedicato ad altre attività:
Puoi controllare ed eventualmente modificare il lavoro completato.
Puoi analizzare l'attività svolta da un punto di vista dell'apprendimento: cosa hai imparato? Qualcosa poteva essere fatta meglio o in modo diverso?
Puoi rivedere l'elenco delle attività imminenti per i prossimi pomodori pianificati e iniziare a riflettere o aggiornare tali attività.
Cirillo suggerisce che:
"Casi specifici dovrebbero essere gestiti con buon senso: se si finisce il lavoro mentre il Pomodoro è ancora attivo, si applica la seguente regola: una volta che il Pomodoro è iniziato, deve essere completato. Una buona idea è di approfittare dell'opportunità per apprendere meglio, utilizzando il tempo restante del Pomodoro per riesaminare o ripetere quello che si è fatto, apportare piccoli miglioramenti ed annotare cosa si è appreso, fino a che il Pomodoro è concluso"
E se mi serve più tempo?
Questo potrebbe essere un punto debole della tecnica. O spacchetti le attività in sottoattività da 25 minuti, oppure interrompi, fai una pausa e poi continui l'attività se questo però non ti fa perdere la concentrazione e l'ispirazione, nel paragrafo "quando evitare la tecnica del pomodoro" affronteremo anche le varianti alla tecnica originaria.
4. Perchè questa tecnica funziona e i benefici nel quotidiano.
Funziona perchè una volta organizzate le tue attività sarai concentrato su quelle, eviterai di farti distrarre, sai anche che se non ami una determinata attività, ma devi comunque farla, in tempi brevi ci sarà una pausa che ti permetterà di staccare, quindi sarai più motivato a dedicare il tempo all'attività.
Anche psicologicamente è meglio pensare in pomodori piuttosto che ore, sopratutto se un compito non ti piace o è particolarmente lungo.
Con la tecnica del Pomodoro imparerai a pianificare il tuo lavoro, cosa devi fare, quando e in quanto tempo perché usando questa tecnica devi imparare anche a stimare i tempi, la tecnica del Pomodoro inoltre è utile anche per i perfezionisti, quelli che finché non è tutto perfetto e preciso, per loro, non vanno avanti, non pubblicano un post, o un articolo sul blog.
Con la tecnica del Pomodoro, ti dedichi ad un attività alla volta evitando il multitasking che non sembra, ma ti fa solo perdere tempo, e riduce la concentrazione. Se durante i 25 minuti ti viene in mente qualcosa di utile o importante che non hai pianificato, lo scrivi semplicemente su un foglietto e continui a fare l'attività prevista in quel momento.
I Pomodori poi sono solo dei Pomodori, non sono più o meno noiosi, non sono più facili o più difficili, sono semplicemente 25 minuti dove ti concentrerai su quello che stai facendo, che si concludono con 5 minuti di pausa.
La tecnica del Pomodoro ti aiuta anche a spacchettare gli obiettivi, tante volte si parte da un obiettivo grande, o si hanno troppe attività da fare, e non si conclude nulla perchè non si sa più da che parte iniziare. Con questo metodo i 25 minuti saranno visti come un lasso di tempo piuttosto piccolo quindi fattibile per iniziare o che potrebbero essere abbastanza per concludere un attività che non ami fare.
La tecnica del Pomodoro aiuta ad avere delle abitudini o rinforzare quelle che hai. Le abitudini detto in poche parole si formano con la ripetizione con dei piccoli rituali. Che in questo caso sono il caricare il Pomodoro, svolgere il lavoro e gratificarti con i 5 minuti di pausa.
5. Come organizzare i 5 minuti di pausa
La pausa è una parte fondamentale di questa tecnica, ne abbiamo parlato prima serve a staccare, infatti secondo Francesco Cirillo devono essere dedicati 5 minuti a tutte le attività che non richiedono sforzi mentali: quindi alzati fisicamente dal tavolo, fai due passi, yoga, sgranchisciti, evita social, e mail, a questi destinerai un "pomodoro" a parte.
6. Quando usare la tecnica del Pomodoro
La tecnica è stata inventata da Francesco Cirillo per migliorare nello studio. Ma puoi usare la tecnica del pomodoro al lavoro, come sto facendo io e molti professionisti, per gli allenamenti, e anche per il tempo libero: che potrebbe essere lo stare sui social.
7. Quando evitare questo metodo
Come abbiamo detto prima la tecnica del Pomodoro aiuta a pianificare, a concentrarti, ti aiuta a vedere i progressi dei tuoi progetti ad avere una struttura nelle tue attività. Il fatto che le attività siano in blocchi da 25 minuti però può essere un limite, ad esempio per questo articolo non mi sono bastati 25 minuti e staccare per 5 minuti non sempre è utile alla concentrazione e alla creatività.
Per questo motivo sono state create molte varianti, in modo che la tecnica del pomodoro si possa adattare all'attività del momento o al metodo di lavoro del singolo.
Alcuni esempi:
Introduzione di lassi di tempo di 90 minuti al posto dei 25 minuti: si lavora in blocchi di 90 minuti, che è anche il tempo di un ciclo naturale di concentrazione.
Sfruttare dei periodi di tempo quotidiani: i momenti di tranquillità tra una riunione o una call, finché i bambini fanno il riposino se ad esempio lavori da casa e dedicherai questo tempo a lavori in cui ci vuole la massima concentrazione.
Anche in questi metodi potrai sfruttare i fondamenti della tecnica del pomodoro pur adattandoli alle tue esigenze.
8. Gli strumenti per la tecnica del pomodoro
Il creatore della tecnica del pomodoro e i suoi sostenitori più puristi, incoraggiano un approccio a bassa tecnologia, utilizzando il classico timer meccanico, della carta e penna.
Anche l'atto di girare il timer è come fare una promessa con se stessi ad avviare e concentrarsi solo sull'attività scelta. Il ticchettio esternalizza il desiderio di completare il compito, e il suonare del timer annuncia una pausa.
Sembra anche che il ticchettio favorisca la concentrazione, per molti è come uno stato "ipnotico" che li accompagna durante i 25 minuti.
Ovviamente la tecnologia ci è venuta incontro e molte sono le app create per questo scopo. Io lo confesso uso un app che comando tranquillamente dall'Apple Watch, e nella versione che ho io ci sono anche dei suoni a pagamento: suoni della foresta, cinguettii, il rumore del fuoco nel camino, la pioggia e tanti altri che non mai usato.
La tecnica del pomodoro è uno strumento validissimo anche per la creazione e la pianificazione dei tuoi pin di Pinterest, ci hai mai pensato? Grazie alla possibilità di pinterest di programmare i pin per 15 giorni, puoi dedicare un paio di pomodori la settimana a questa attività.
Se sei agli inizi su Pinterest ti consiglio di scaricare il freebie: la guida step by step per usare pinterest dall'app del telefono.
Prima di ringraziarti per l'attenzione, come al solito ti invito nel gruppo telegram "quella che fa i pin", dove parliamo principalmente di Pinterest. Se non hai e non vuoi scaricare telegram, puoi sempre unirti alla mailinglist.
Tu che metodo usi per essere produttivo e concentrato? Ti leggo nei commenti
Francesca
Concludo con questa notizia: ho pubblicato un ebook: se stai pensando di utilizzare Pinterest per portare traffico ai tuoi canali o per vendere i tuoi prodotti. Con questa guida pratica il "manuale base per usare Pinterest da app" ti aiuterò con la parte tecnica: ti insegno come si fanno pin, pin idea, versioni, la seo, e come categorizzare il tuo profilo Pinterest. Si tratta di un manuale molto pratico, per la strategia dobbiamo analizzare il tuo profilo e i tuoi obiettivi, in tal caso scrivimi info@quellachefaipin.ch
Francesca
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