Hai mai pensato all'importanza di organizzare la scrivania? Pare che anche Albert Einstein avesse una teoria precisa riguardo l'organizzazione degli spazi di lavoro con questa frase: "se una scrivania in disordine è segno di una mente disordinata, di cosa sarà segno allora una scrivania vuota".
Ma lasciamo ad Einstein la risposta e vediamo come possiamo organizzare un ambiente di lavoro piacevole partendo dalla scrivania.
Di cosa parliamo in questo articolo che puoi anche ascoltare nel podcast:
1. L'importanza di una scrivania ordinata
2. Non serve riempire la scrivania di oggetti
3. Crea un ambiente lavorativo accogliente
4. Cassetti e accessori che ti facilitano il lavoro
5. Tieni ogni giorno a posto
1. L'importanza di una scrivania ordinata
Una buona organizzazione del lavoro e relativa gestione del tempo non comprende solo tecniche come la tecnica del pomodoro, o altri metodi come il ciclo ultradiano o la legge di Parkinson, e anche imparare a sfruttare le liste non ti sarà utile se poi ti trovi in un ambiente di lavoro disordinato che ti fa perdere tempo ed energie.
Anche una scrivania ordinata oltre alla buona gestione del tempo, ti permette di essere produttivo, concentrato e anche meno stressato.
Con una scrivania in ordine:
saprai sempre esattamente dove si trovano le cose, evitando perdite di tempo e stress inutile cercando il materiale o gli incarti che ti servono per lavorare.
ti sentirai e sarai percepito come più efficiente, organizzato, sereno e in grado di gestire ogni situazione,
2. Non serve riempire la scrivania di oggetti
Spesso sono poche le cose che ti servono concretamente per lavorare, e me ne rendo conto soprattutto quando sono in camper in viaggio e ho poco spazio e porto con me lo stretto indispensabile.
Il computer
Fogli per appunti (io ho un app sull'iPad che si chiama Noteshelf che unisce la mia passione per lo scrivere a mano con l'apple Pencil e l'avere sempre tutto quello che mi serve nei miei dispositivi)
Penna ed evidenziatori (se preferisci)
Portadocumenti da scrivania: se ti serve avere delle pratiche a portata di mano (anche se si cerca di limitare l'uso della carta potresti dover dividere il tuo lavoro in fascicoli a seconda della situazione: che potrebbe essere un fascicolo col nome del cliente, oppure la lista delle pratiche in scadenza, quelle in sospeso, o per la firma, quelle da evadere con una scadenza precisa. Insomma i metodi per organizzare i documenti sono vari, sperimenta tra le possibili soluzioni quale va meglio per te e per il tuo metodo di lavoro.
Alla fine ti serve davvero poco come puoi vedere, il resto è contorno, sono oggetti che potranno aiutarti a rendere la tua scrivania più piacevole, ma non sono necessari.
Se fossi una minimalista potrei concludere qui l'articolo, anzi avrei eliminato anche la parte cartacea, ma non lo sono (lo sono per certi aspetti, ma non per tutti) e probabilmente non lo sei nemmeno tu che ascolti.
3. Crea un ambiente lavorativo accogliente
Malgrado per lavorare efficacemente non servano molti oggetti, un ambiente accogliente e stimolante ti renderà più piacevole il lavoro, inizia ad eliminare il superfluo, e organizzare la tua postazione: se sei a corto di idee su Pinterest digitando "scrivania" troverai scrivanie per tutti i gusti.
Puoi personalizzare la tua scrivania con una pianta ad esempio, fotografie, un portapenne acquistato in qualche luogo esotico o che ti ricorda dei momenti piacevoli. E non dimenticare una bella tazza o un bicchiere particolare: l'idratazione è importante e bere tanta acqua ti aiuta a rimanere concentrato, ridurre i mal di testa o altri disturbi.
Anche la scelta delle luci è importante: scegli delle luci che non affatichino troppo la vista, e ricorda che la cosa migliore sarebbe avere la scrivania vicino alla finestra ti permette di sfruttare il più possibile la luce naturale che è senza dubbio la migliore, e se hai anche la fortuna di avere un panorama piacevole sarà una piccola pausa rilassante anche solo guardare fuori dalla finestra.
Se invece non puoi metterti vicino alla finestra, potrai sfruttare la parete per appendere delle mensole dove poter mettere libri, accessori o raccoglitori.
Il monitor dovrebbe essere posizionato alla stessa altezza degli occhi per evitare di stare troppe ore con una postura sbagliata che provoca dolori e affatica la vista. Ultimamente poi ci sono anche dei sostegni o delle scrivanie estensibili che permettono di lavorare in piedi: un alternativa apprezzata da molti per alleggerire la schiena, le spalle e il collo.
Restando in tema di computer e illuminazione ricordati di limitare la presenza di cavi sulla scrivania, che danno una immediata sensazione di caos e disordine.
4. Cassetti e accessori che ti facilitano il lavoro
Questo paragrafo non ti autorizza a riempire i cassetti di cianfrusaglie, ma usa i cassetti per tenere gli oggetti che non ti servono, penne, fogli, forbici, graffatrice, bucatrice, biglietti da visita, chiavette usb, caricabatterie se non è sempre attaccato alla presa di corrente, le bustine del te, fazzoletti, burro cacao, insomma qualche oggetto personale da avere sempre a portata di mano e gli oggetti di lavoro che usi meno.
Potrai dividere gli oggetti in modo che restino ordinati con dei contenitori.
Se hai a disposizione più cassetti potrai destinarne uno ai tuoi oggetti personali, uno agli accessori per lavorare e uno per mettere le pratiche a fine giornata ad esempio.
5. Dedica qualche minuto ogni giorno a tenere in ordine la postazione
Concludiamo con la parte più importante. Abbiamo parlato del metodo Flylady per le pulizie di casa e potresti prendere qualche suggerimento da questo metodo per tenere in ordine la scrivania.
Ogni volta che termini un incarico metti via tutto, oppure a fine giornata prendi un timer e dedica 5 minuti a rimettere tutto a posto:
butta la carta
metti via penne e fogli e accessori
lava il bicchiere o la tazza
spegni il computer
E vedrai la mattina dopo quando arriverai alla tua postazione e troverai la scrivania ordinata, inizierai a lavorare con un altro spirito.
Prima di salutarti volevo presentarmi brevemente, sono Francesca, sono una Pinterest Coach, significa che ti aiuto a vendere i tuoi prodotti o a promuovere i tuoi canali social (blog, canale YouTube, Instagram e altri social) con Pinterest, ma adoro il settore dell'organizzazione e gestione del tempo, quindi regolarmente dedico un articolo del blog a questo argomento anche se principalmente mi occupo di Pinterest.
Se vuoi conoscere meglio Pinterest troverai molti articoli nel blog e nello shop troverai anche un manuale base per imparare ad usare Pinterest da App con cui potrai iniziare a creare i tuoi primi contenuti organizzare le tue bacheche, capire come si fanno pin e pin idea, insomma iniziare a muovere i primi passi su pinterest.
Se poi hai bisogno di una consulenza personalizzata molte sono le soluzioni che propongo, puoi anche fissare una call conoscitiva gratis di 15 minuti dove mi spieghi il tuo progetto e ti spiego come posso aiutarti.
Ti aspetto anche nel canale telegram "Quella che fa i pin Pinterest strategist" dove troverai tante tips oppure nel mio profilo Pinterest.
Fammi sapere nei commenti in che stato è la tua scrivania (la mia in questo momento, visto che lavoro da casa, ha anche la gatta che mi cammina sul computer)
Francesca