Oggi ti voglio parlare del metodo "GTD" che significa Gettings Things Done il metodo di David Allen che in 5 passi ti aiuta ad aumentare la produttività.
Avendo una giornata, come la maggior parte di voi, fitta di impegni, l'organizzazione è fondamentale, ho già anche parlato di altri metodi per organizzarsi, ti lascio i link agli altri articoli con gli altri metodi man mano che te ne parlo.
Di cosa parliamo in questo articolo che puoi anche ascoltare nel podcast
1. A chi serve il metodo GTD, in italiano anche conosciuto come "Detto, Fatto!"
2. Come funziona il metodo Getting Things Done
3. Pro e contro del metodo GTD
1. A chi serve il metodo GTD, in italiano conosciuto anche come "Detto, Fatto!"
Getting Things Done aiuta ad essere più produttivi in tutti i settori della vita: se sei sempre di corsa, se ti sembra di non riuscire a fare tutto o fai tutto ma sei estremamente stressato, hai mille scadenze e ne dimentichi la metà, allora questo metodo potrebbe fare il caso tuo.
GTD infatti è un sistema di gestione del tempo che grazie a liste, delle liste ne ho anche già parlato in un altro articolo del blog, e calendari, di cui ho parlato di recente trovi le spiegazioni qui, ti aiuterà ad avere tutto sotto controllo.
Come potrai dedurre il metodo Getting Things Done si focalizza nello scrivere sempre gli impegni. In questo modo si alleggerisce anche il carico mentale perchè non si dimentica nulla: non bisogna ricordarsi i compiti o le attività da fare, ma saranno scritti.
L'organizzazione scritta è fondamentale, aiuta a rilassare la mente, soprattutto migliora la qualità del riposo, quante volte fatichi ad addormentarti o ti svegli già stressato perchè non ti ricordi quello che devi fare?
Con GTD poi imparerai a suddividere i compiti più impegnativi in piccoli compiti con scadenze più realizzabili che verranno regolarmente verificate: il vantaggio anche in questo caso è che si ha sempre il controllo sul progetto in corso anche se molto vasto e permetterà anche di fare dei miglioramenti se qualcosa non sta funzionando.
2. Come funziona il metodo Getting Things Done
Il metodo GTD si divide in 5 passi:
Passo 1: Raccogliere
All'inizio potrebbe sembrare difficile o ci sarà da sperimentare il "raccoglitore" più adatto, lo scopo è di usare degli strumenti cartacei come le vaschette porta documenti, schedari oppure digitali (Evernote, app di produttività create per questi scopi, semplicemente le note del telefono, le email) perchè bisogna riunire tutti gli impegni, le scadenze in questi contenitori. Una volta trovato il metodo adatto a te, poi sarà davvero semplice e veloce aggiungere i nuovi compiti nei contenitori.
Passo 2: esaminare
Tutti i compiti, impegni, idee nei contenitori, dovranno essere esaminati e elaborati con il metodo Gettings Things Done.
Dovrai quindi per ogni compito porti queste domande:
Che tipo di compito è
Posso occuparmene ora
Quale sarà il passo successivo
Una volta esaminati gli impegni dovrai procedere in questo modo: se non puoi risolvere subito perchè non puoi o non è necessario potrai
cestinare
archiviare come materiale di riferimento
spostare nella lista "prima o poi - forse"
Questo metodo ti aiuta ad approfondire l'impegno che dovrai svolgere per quel compito, capire quanto è importante e ti aiuta a capire quanto tempo ti servirà per svolgerlo.
Passo 3: Organizzare
Per evitare di sovraccaricarti di lavoro gli impegni di due o tre minuti sarebbe l'ideale svolgerli subito, ci metterai meno tempo che inserirli nel sistema e poi riprenderli. Gli altri invece saranno da assegnare a contenitori temporanei o mettere in delle liste per essere svolti.
Strumenti:
Calendario: qui vengono registrate solo le scadenze,
Progetti: secondo il metodo GTD se gli impegni hanno più passaggi sono dei progetti (pubblicare dei contenuti social se sei un content creator, scrivere un blog, ristrutturare casa, creare un nuovo prodotto, sono tutti progetti)
Liste
dovrai creare diverse liste che ti aiuteranno a dividere gli impegni e averli a vista
La lista "progetti" dove inserirai tutti i progetti deve essere controllata regolarmente
Ti servirà la lista "prossime azioni" per i progetti e relativi passaggi che verranno anche scadenziati nel calendario.
Lista "promemoria" con tutti i compiti che sono stati delegati ad altri (a chi e se sono stati svolti)
Puoi anche aggiungere delle liste separate ai progetti oppure più contestualizzate in cui inserire ad esempio le telefonate, i sospesi, eventuali acquisti, sopralluoghi.
Importante anche la lista "in attesa" dove avrai sempre i sospesi sotto controllo.
Passo 4: Verificare
Già con i primi tre passi del metodo GTD avrai una visione d'insieme piuttosto esaustiva, ma per essere produttivi bisogna fare in modo che tutto venga svolto nei tempi previsti. Per questo motivo è importante aggiornare immediatamente e controllare regolarmente le tue liste: almeno una volta al giorno.
Ogni settimana è poi prevista una retrospettiva settimanale:
Svuota la mente: e annota tutte le nuove idee
Contenitori di raccolta: riordinali con i nuovi compiti, idee e scadenze
Lista dei compiti: controlla che sia aggiornata
Lista dei progetti: hai completato almeno una delle azioni previste nella lista delle prossime azioni in modo da non bloccare i progetti?
Lista "prima o poi/forse": puoi occuparti di alcuni compiti di questa lista?
Calendario scadenze: controlla che sia aggiornato, che le scadenze sono state rispettate e registrate
Lista "in attesa": c'è bisogno di sollecitare delle risposte?
Passo 5: Fare
Secondo il metodo Getting Things Done, dovrai decidere l'attività successiva a cui dedicarti in base a 4 parametri: contesto, tempo a disposizione, energie a disposizione, priorità.
Contesto: questo sistema può essere usato in tutti i contesti (lavoro, tempo libero, famiglia) quindi è importante separare i contesti in diverse liste contestuali. Questo aiuta anche a non avere liste lunghissime (ed evitare ansie inutili) ma avere liste mirate per ogni progetto. Le liste sono anche utili per ottimizzare i tempi morti prendendo le liste e vedendo se puoi svolgere qualche breve compito.
Tempo a disposizione: in base al tempo a disposizione potrai svolgere dei compiti dalla tua lista.
Energie a disposizione: anche il rendimento varia nell'arco della giornata, impara a individuare i momenti in cui sei più produttivo e dedicarti ad impegni in cui serve maggior concentrazione.
Priorità: dopo aver fatto la selezione degli impegni in base a contesto, tempo, energie, dovrai determinare la priorità delle tue attività e iniziare da quella più importante.
3. Pro e contro del metodo GTD
Pro: Getting Things Done è un sistema
Affidabile, una volta che ti sei organizzato sarai sicuro di non dimenticare gli impegni e di portarli a termine nei tempi.
Organizzato: ti aiuta ad essere meno dispersivo visto che questo metodo ti permette di organizzare ogni tipo di progetto: le liste permettono di sfruttare i momenti morti concludendo piccole incombenze.
Attivi: già dalla prima fase di organizzazione e selezione degli impegni avrai sempre tutto chiaro evitando perdite di tempo, di procastinare e sovraccaricare poi le giornate.
Libertà: ti permette di organizzarti liberamente, sei tu che decidi.
Contro:
Priorità: questo metodo non ti aiuta a capre quali sono le priorità ma a non dimenticare nulla e a sfruttare momenti morti in modo produttivo.
Organizzazione: anche in questo caso l'organizzazione è individuale, non tutti sono abituati ad organizzare la propria giornata.
Complessità e precisione: agli inizi è un metodo complesso e richiede sperimentazione. Poi bisogna essere molto precisi e tenere sempre le liste ben aggiornate per evitare di perdersi ulteriormente.
Liste e calendari: per tenere aggiornate le liste o i calendari ci vuole un pò di pratica e allenamento.
Questo metodo potrebbe all'inizio complicare la vita invece che agevolarla. E' un metodo adatto forse a chi è già analitico, strutturato, con le idee chiare per individuare le priorità, ed è allenato anche a definire i tempi per i propri progetti.
Mi piacerebbe infatti sapere se conosci questo metodo, lo usi o conosci qualcuno che lo utilizza.
Personalmente uso il calendario, le liste e due metodi per la gestione del tempo in base agli impegni, la tecnica del pomodoro per impegni brevi e il ciclo ultradiano per quelli più lunghi, come gli articoli del blog.
Se ti interessa approfondire il metodo GTD, nel mio shop nella sezione libri potrai trovare i libri di David Allen il suo creatore in italiano, mentre nel sito ufficiale in italiano potrai anche fare il test GTD-Q che in un paio di minuti ti aiuterà a capire i tuoi punti di forza, e dove puoi migliorare.
L'organizzazione e la gestione del tempo sono ormai temi molto attuali, soprattutto se lavori sui social dove per far conoscere il tuo brand devi socializzare e perdi moltissimo tempo. Se poi ti serve un metodo rapido e costante per portare traffico al blog, ricorda che Pinterest è uno strumento utile a questo scopo e con azioni mirate i tuoi contenuti verranno visti da moltissime persone.
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Ti ringrazio per aver letto questo l'articolo del blog, a presto.
Francesca
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